Een van de meest lastige taken tot nu toe is het samenstellen van de gastenlijst. Want bepalen wie er wel en niet op je bruiloft mag komen – met of zonder aanhang – is moeilijk. Ik heb een paar tips voor je verzameld.

Wij hebben vrij snel na het aanzoek allebei een lijstje gemaakt van mensen waarvan we het belangrijk vonden dat ze op onze bruiloft komen. We begonnen met een beperkt lijstje van 85 man, maar een paar maanden later bleken we onbewust al over de 100 gegroeid.

Het blijkt verdomd lastig om mensen die je regelmatig ziet en waar je het leuk mee hebt, niet uit te nodigen voor de bruiloft. Je wil het feest toch met zoveel mogelijk leuke mensen vieren en na een paar glazen wijn lijkt twee extra mensen niet eens zo’n heel groot probleem. Vooral Tos heeft er last van. Ik vrees dat ze binnenkort ook de caissières bij de Albert Heijn gaat uitnodigen. En dat is onhandig want we zitten hartstikke vol.

Stap 1 – Wie wel, wie niet?
Maak allebei een lijst van de mensen waarmee je deze dag wil delen. Voeg de lijsten samen, haal de eventuele dubbelen eruit en tel de namen (en de bijbehorende +1’tjes) op. Dit is je long list, hier kan je mee werken.

Als je je long list hebt, kan je gaan schiften. Maak een printje of zet iedereen in een excel sheet en verdeel de lijst in drie groepen.De mensen die echt belangrijk zijn, waar je echt niet zonder kan, waar je mee wil dansen op je feest, geef je een groene kleur. De mensen die je er wel bij wil hebben, maar waarvan je ook een beetje het gevoel hebt dat ze een moetje zijn (de oud klasgenoten van je vriendin die ze maar twee keer per jaar ziet en waar ze alleen maar over klaagt ;)) geef je een oranje kleur.

En de mensen waarvan je het gevoel hebt dat je ze moet uitnodigen, maar die je er niet per se (of misschien wel liever niet) bij wil hebben geef je een rood label.

Als je budget en de locatie het toelaten, kan je iedereen natuurlijk ook voor de hele dag uitnodigen. Of gewoon alle rode en oranje niet. Je bent namelijk helemaal niet verplicht mensen uit te nodigen. Of hun partners. Het is jullie feestje en je mag precies doen wat je zelf wil. Dus je voetbalteam zonder hun vriendinnen? Doen. En je de ene collega wel en de ander niet? Kan gewoon. Not to worry.

Stap 2 – Vind een locatie waar je groene lijst in past
Als je een locatie gaat zoeken, is het belangrijk dat in ieder geval alle groene mensen erin passen. Dit zijn de mensen waar je niet zonder wil, dus zorg dat ze er comfortabel bij kunnen zijn. Dit is belangrijk want niets is zo ongezellig als een lege feestzaal of onhandig als een dansvloer waar je je kont niet kan keren. Als jullie dertig man verwachten, is een zaal al snel te groot en te kil. Als jullie 180 mensen verwachten, is een zaal al snel te klein en te heet. Get it right, anders wordt de dag nooit zoals je had gehoopt.

Als je consensus hebt over de gastenlijst, een locatie hebt gevonden waar iedereen in past en een budget dat toereikend is om met deze mensen het feestje te vieren dat je voor ogen hebt, ben je klaar. Als je nog steeds meer mensen op je lijst hebt staan dan ruimte in je trouwlocatie of budget, dan begint nu het grote puzzelen.

Stap 3 – Gasten-Tetris
Als je weet wat je bruiloft ongeveer gaat kosten, kan je beter inschatten hoeveel mensen je daadwerkelijk kan uitnodigen en voor welk gedeelte van je programma. Reken uit wat de vaste kosten van je bruiloft zijn (het trouwen, jouw pak, haar jurk, de fotograaf, de ringen, de band/dj etc) en wat de flexibele kosten zijn (eten, drinken, bedankjes). Als je dit weet, kan je uitrekenen wat een daggast en wat een avondgast kost. En nu kan je daarmee gaan Tetrissen.

De planning van de meeste bruiloften ziet er als volgt uit: ontvangst, trouwen, receptie, eten, feest. Je hoeft niet iedereen voor alle onderdelen uit te nodigen. Als je het daggedeelte met een klein clubje doet en met een grotere groep feest, scheelt dat behoorlijk in de kosten.

Over het algemeen worden de groene mensen uitgenodigd voor alle onderdelen. We noemen hen de daggasten, ze zijn vanaf het begin tot aan het bittere eind welkom. de oranje mensen worden meestal alleen voor het trouwen en de receptie of het avondfeest uitgenodigd.

En de rode? Ik zou ze gewoon niet uitnodigen. Want waarom zou je mensen uitnodigen die je eigenlijk niet op je feestje wil hebben? Voel je je echt verplicht, nodig ze dan uit op een druk moment. Anders moet je straks nog met ze praten ook.

Stap 4 – Sorry, ik heb je niet uitgenodigd
Als het goed is heb je nu een gastenlijst die bij jullie wensen, budget en locatie past. In de meeste gevallen betekent dit dat je minder mensen hebt kunnen uitnodigen dan je dacht. Zijn er mensen die wel een uitnodiging hadden verwacht, maar die hem niet krijgen? Wees daar dan eerlijk over. Het kan even ongemakkelijk zijn, maar met de juiste verklaring valt het als ‘t goed is mee.

Geef je een intiem feestje? Zeg dan gewoon dat je alleen familie en je beste vrienden hebt uitgenodigd. Als het goed is voelen mensen zelf wel aan dat ze daar niet bij horen. Daarnaast is het ook prima om te zeggen dat je een beperkt budget of een beperkte capaciteit had. Het is oké, niet iedereen kan bij het tofste feest van het jaar zijn.

Vragen, opmerkingen of tips? Plaats ze in de redacties of mail me op anne@trouwkoning.nl