,

Zo maak je een draaiboek voor je trouwdag, praktische tips

2017-TOSCA-ANNE-006

Wij hebben het maken van een draaiboek volkomen onderschat. Voor onze bruiloft lachten we bruidsparen met draaiboeken van meer dan 1 pagina keihard uit. Nu weten we wel beter, een goed draaiboek is superbelangrijk!

Als je meer wil weten over het ontstaan van ons draaiboek en de problemen waar wij bij het maken tegenaan liepen, lees hier dan het artikel ‘Waarom een goed draaiboek belangrijk is’. Een korte samenvatting: jij en je gasten hebben pas een relaxte trouwdag als je hem tot in de kleinste details hebt georganiseerd. 

Omdat het lastig is een goed draaiboek te maken, heb ik een paar tips opgeschreven. Tips die ik zelf graag had gehad voordat we aan het maken van een draaiboek begonnen.

Want mijn draaiboek kon veel beter. Onze ceremoniemeester had gelukkig verschrikkelijk veel improvisatietalent en haar kunst- en vliegwerk onze onze feestvreugde niet mogen drukken. We zijn haar eeuwig dankbaar.

Wil je het jouw ceremoniemeester makkelijk maken, hou dan rekening met het volgende:

In een draaiboek zet je de volgende zaken

Een tijdlijn met daarop 

– Wat er moet gebeuren
– Waar het moet gebeuren
– Wie het moet doen
– Opmerkingen en notities

Een callsheet
Dit zijn alle contact- en adresgegevens van iedereen die een belangrijke rol speelt. Denk hierbij aan leveranciers, het bruidspaar, getuigen en de belangrijkste gasten, de locatie. etc. Mobiele nummers zijn veruit het handigst.

Tips en opmerkingen voor de ceremoniemeester
– Opa De Vries heeft er een handje zich klem te zuipen en dan gaat ‘ie rare dingen roepen. Als je hem tot de ceremonie bij de bar vandaan kan houden is dat echt heel fijn. Je mag dit taakje ook aan tante Ria geven!

– Ja, we hebben echt doorgegeven dat de kinderen van Loes geen suiker mogen, Loes moet zelf d’r kinderen bij de taarttafel vandaan houden.

– Er liggen soepstengels, kleurboeken en stiften in de roze doos in de keuken.

– We hebben afgesproken dat er tijdens de receptie slechts een rondje cocktails wordt geschonken want die dingen zijn gierend duur, zou je een oogje in het zeil willen houden?

Nog wat extra tips voor het maken van een draaiboek:

Maak het draaiboek duidelijk en overzichtelijk
Iemand die het voor het eerst vast heeft moet het direct kunnen begrijpen

Houd veranderingen bij:
Verandert er iets in de planning? Voer het door in het draaiboek! Ook op de dag zelf, als dat kan.

Verstuur het op tijd naar iedereen die het nodig heeft
Zo kunnen ze zich inlezen, checken of wat je van ze vraagt wel reëel is en eventueel nog verbeterpuntjes aanbrengen.

Opbouw, feest en afbouw
Doe je alles zelf zoals wij hebben gedaan? Maak dan 3 draaiboeken: 1 voor het opbouwen, 1 voor het feest zelf en 1 voor het afbreken. Zo blijven alle onderdelen gestructureerd. Wij zijn het opbouw- en afbouwdraaiboek vergeten. Dat was dus vrij chaotisch allemaal.

Kopieer mijn huiswerk
Omdat iedere bruiloft anders is, bestaat er helaas geen standaard draaiboek maar ter inspiratie mogen jullie mijn huiswerk wel kopiëren!  Download hier het draaiboek van mijn bruiloftIn Excell, zodat je hem zelf kan gebruiken als beginnetje van jouw draaiboek.

 

,

Waarom een goed draaiboek nodig is voor een geslaagde bruiloft

Credit: Jamy Vodegel

Je kunt nog zoveel mooie ideeën hebben voor je bruiloft, als je ze niet goed uitvoert wordt het niets. Daarom is het maken van een goed draaiboek belangrijk voor een geslaagde dag en een goed feest!

Het klinkt misschien wat suf, maar je hebt pas een relaxte trouwdag als je hem tot in de kleinste details hebt georganiseerd. Ik ben geen micromanager en daarom had ons draaiboek in de eerste instantie niet veel meer dan dit om het lijf:

Programma

‘Dat regelt zichzelf wel’
We wisten dat alle elementen voor een feestje aanwezig zouden zijn. Bier, muziek en een toplocatie hadden we immers zelf geregeld, en we dachten dat het voor de rest wel los zou lopen. Wij vonden het dus prima zo, maar het leverde onze omgeving stress op. Want wat moesten ze doen, waar en wanneer? ‘Doe wat je denkt dat goed is, wij vinden alles goed’, of ‘dat regelt zichzelf wel’, was ons standaard antwoord op zo’n beetje alle vragen.

Wij dachten dat het fijn was om de boel niet zo strak te regelen en iedereen ruimte te geven voor eigen invulling. Boys, we were wrong! Iedereen wil helpen op de trouwdag, maar niemand wil het verkeerd doen. Dus je moet gewoon opschrijven wat je wil en hoe je het wil.

Decoratiedraaiboeken en andere gekkigheid
Op bruidjesfora zag Tos draaiboeken langskomen zo dik als bijbels met filmscript-achtige beschrijvingen van de binnenkomst bij de kerk. Alles – behalve de tranen – was gescript. En er waren ook decoratiedraaiboeken. Over bloemen, servetten en stoelhoezen. Dat soort gekkigheid ging ons te ver. We besloten een praktisch draaiboek te maken. Eentje voor ons, de gasten en de geluidsman. En dat bleek nog best een uitdaging.

We begonnen met het opschrijven een tijdlijn, wat zou voor ons de beste opzet van de dag zijn? En van daaruit zijn we verder gaan werken: wie hadden we nodig om het te laten gebeuren, was het mogelijk qua tijd en kosten en hoe gingen we het fixen?

Onze tijdlijn
10:00 uur ontbijt met alle aanwezigen
12:00 uur Tosca haar en make-up
14:00 uur ontvangst eerste gasten en dj’s
15:00 uur fotograaf aanwezig en foto’s maken
16:00 uur start ceremonie
16:30 uur receptie met live-muziek The Royal Hillbilly Club
18:00 uur BBQ
20:00 uur verrassingsoptreden The Ruminants
21:00 uur The Royal Engineers
22:30 uur DJ MasterJeff
23:30 uur Bezorging Midnight snack  

En voor de geïnteresseerden: hier vind je ons hele draaiboek. In Excell, zodat je hem zelf kan gebruiken als beginnetje van jouw draaiboek.

Heb je meer nodig dan alleen mijn huiswerk? Lees hier mijn tips voor het maken van een goed draaiboek.

Een draaiboek per dag
Organiseer je net als wij een trouwweekend, maak dan voor iedere dag een draaiboek. Wij hadden ons compleet op de zaterdag gefocust terwijl er ook op vrijdag en zondag veel te regelen viel. Die dagen verliepen chaotischer dan nodig was. Achteraf gezien hadden we dat beter kunnen regelen. Het opbouwen en afbreken van een festivalbruiloft met live-muziek en alle bijbehorende apparatuur is best veel werk. En dat is een understatement.

Besteed dus veel tijd en liefde aan een degelijk draaiboek.  Je ceremoniemeester zal je dankbaar zijn. Met dit document onder de arm kan hij of zij de hele bruiloft vlekkeloos laten verlopen zonder voor ieder wissewasje extra info of toestemming aan het bruidspaar te moeten vragen.

Let it goooooooo!
En als het dan eenmaal je trouwdag is, moet je niet meer aan dat draaiboek denken. Je hebt alles geregeld en nu is het aan je ceremoniemeester om de boel een beetje in de gaten te houden. En als dat betekent dat de ceremonie niet precies om 15:00 uur begint, is dat prima. Niemand zal na afloop zeggen: ‘Leuke bruiloft hoor, maar toen ik het bruidspaar om 15:07 uur nog niet zag, overwoog ik naar huis te gaan.’  

 

 

,

Zo organiseer je een leuke receptie

2017-TOSCA-ANNE-107

Als je gaat trouwen ontkom je niet aan na de ceremonie, mensen die je met een drankje in hun hand willen feliciteren met het gesloten huwelijk. Naar goed Hollands gebruik hebben we daar een prachtige traditie voor: De receptie. Nou gaan mijn nekharen overeind staan als ik terugdenk aan de recepties uit m’n jeugd: vieze plakjes cake bij te koude koffie, dood bier op dienbladen en vooral niemand die lol heeft. Wil jij dit ook voorkomen op je bruiloft? Dan heb ik nog wel wat tips voor je.

Tip 1: Zorg voor wat entertainment.

Livemuziek (een bandje, dj of schlagerzanger), een photobooth, een sjoelcompetetie, een live karikatuurtekenaar ofeen lama om mee te knuffelen: zorg er voor dat er iets te doen is op de receptie. Dit maakt het hele proces een stuk dynamischer en zorgt er voor dat mensen zich niet gaan zitten vervelen.

2017-TOSCA-ANNE-153

Tip 2: Maak het feliciteren informeel

Na de ceremonie willen vooral de oude gasten je zo snel mogelijk feliciteren. Traditioneel gaat het bruidspaar op een centraal punt staan en gaat iedereen in de rij staan om ze te feliciteren. Pas als alle handjes geschud zijn, mag het bruidspaar naar de bar. Dit is natuurlijk voor niemand leuk! Wij hebben nadrukkelijk aan iedereen gevraagd om ons door de loop van de dag heen te feliciteren. Dit zorgde ervoor dat de receptie een stuk losser werd, en wij op de dansweide aan de bubbels konden.

Tip 3: Maar houd we rekening met felicitaties in de planning

Echt dansen zat er voor ons het eerste uur niet in, want mensen wilden ons toch feliciteren. Vrienden en collega’s hadden supertoffe cadeaus meegenomen en die moesten (terecht!) direct uitgepakt worden. Geen probleem natuurlijk, maar dit betekende wel dat de band de eerste drie kwartier vooral voor een groep feliciterende mensen stond te spelen. De tweede set ging het wel helemaal los. Bij nader inzien hadden we eerst even een achtergrondmuziekje op moeten zetten zodat de band iets later kon beginnen en vanaf het eerste akkoord de volle aandacht kreeg.

Tip 4: Dit is het moment voor kwaliteitsversnaperingen!

Drink je alleen maar speciaalbier? Is je vriendin helemaal gek van dure wijnen? Dit is hét moment om uit te pakken. Laat een speciaalbier proeverij aanrukken. Organiseer een wijncursus, richt een whiskey bar in. ‘s Middags zijn de meeste mensen nog redelijk nuchter en kunnen ze deze exquisite smaken nog waarderen. Hoe later het wordt, hoe meer de smaakpapillen afgestompt raken. Na middernacht kan je dus prima overstappen op goedkoop bier/wijn/fris. Niemand die het verschil proeft.

2017-TOSCA-ANNE-096

Tip 5: Zorg voor een plek voor de cadeaus.

Dat waren wij dus helemaal vergeten een cadeautafel in te richten. De gasten kwamen binnen met goede zin, eindeloze felicitaties en complimenten en cadeaus en daar stonden we dus met onze bek vol… cadeaus. Bij binnenkomst wil eigenlijk iedereen direct van z’n presentje af. Dus regel iets! Een tafel, een doos, een kluis, iets. Anders loopt je ceremoniemeester (net als die van ons, onze dank is eindeloos groot!) de hele dag met stapels kaarten, wijnflessen en ander schitterend spul te sjouwen.

2017-TOSCA-ANNE-103

Tip 6: Zijn er mensen die een speech willen houden?

Laat het ze dan nu doen, tijdens de receptie. Dan hoef je er op het feest geen rekening meer mee te houden. Want iedereen weet: niets is zo hinderlijk als een feest dat stilgelegd moet worden voor een speech. Het is hard werken om daarna de boel weer op gang te krijgen.

2017-TOSCA-ANNE-125

,

Een receptie met blote voeten in het gras

2017-TOSCA-ANNE-158

Eigenlijk wilde ik geen receptie op mijn bruiloft. Mijn schrikbeeld was een zaaltje waar iedereen aan tafel zat en af en toe iemand langskwam met een dienblad drankjes. Dat wilde ik niet op onze bruiloft. Gelukkig ontdekte ik tijdens de planning van onze dag dat het ook anders kan.  

We hadden al snel een idee van hoe onze ‘overdag’ eruit zou zien. Rond 16:00 uur zouden ‘ja’ zeggen, ik zou de bruid kussen, er zouden confettikanonnen afgeschoten worden en daarna zouden we het feest beginnen met bubbels, taart en live-muziek. En als we iedereen hadden gesproken en een dansje hadden gewaagd, was het tijd voor het eten. Dat leek ons de perfecte planning. En in die perfecte planning zat tussen de ceremonie en het eten ineens iets dat verrekte veel op een receptie leek.

Naast de jeugdherinneringen aan doodsaaie recepties stond me nog iets anders tegen aan het ‘receptie-idee’: de traditionele rij van mensen die het bruidspaar willen feliciteren. Het bruidspaar staat uren achtereen handjes te schudden en krijgt maar weinig van hun eigen feest mee. Daarnaast krijg je van iedereen een handdruk, maar van niemand een vers biertje. En op een droogje handenschudden is voor niemand leuk.

2017-TOSCA-ANNE-089

We hadden dus onze voorzorgsmaatregelen genomen om de boel een beetje in beweging te houden. Tijdens de ceremonie heeft mijn broer en master of ceremony Harry de gasten dus expliciet verboden om een felicitatie-rij te vormen. En direct na de confetti-kus begon The Royal Hillbilly Club aan hun aanstekelijke set van grote pophits in een bluegrass-jasje. De muziek paste perfect bij de boerderij – hallo hooibalen! – en al snel was het grasveld een blotevoeten-hoedown.

2017-TOSCA-ANNE-138

Waar we niet helemaal over na hadden gedacht is wat er dan wel precies zou gaan gebeuren als je het felicitatie moment niet netjes organiseert. Het werd een nogal chaotisch gedoetje met klotsende champagneflessen, uitgestoken handen en cadeautjes die door vrienden aangenomen en netjes weggelegd werden.

Maar het grote voordeel was: in plaats van een lange rij gasten, hadden we een hoedown. Met voldoende ruimte voor de nodige hydratatie.

2017-TOSCA-ANNE-113

Toen we met iedereen hadden gedanst en geproost, kwam de bierproeverij te voorschijn. Fred van 3 Meter Bier had 75 verschillende speciaalbieren uitgezocht die bij ons feestje zouden passen. Met kleine glaasjes erbij, zodat iedereen de flesjes met elkaar kon delen. Alle mannen lieten hun partner links liggen en stortte zich op de biertjes. Perfect.

2017-TOSCA-ANNE-147

In de pauze van de band zag mijn moeder een gelegenheid om nog een mooi woordje te zeggen. Daarna ging het dansen in het gras verder tot de bbq aanging.

2017-TOSCA-ANNE-124
De start van onze receptie had ik wel iets anders in gedachten. Ik had verwacht dat er direct meer gedanst zou worden, maar voor veel mensen is de felicitatiedrang groter dan de dansdrang. Gelukkig werd er steeds beter gedanst naarmate er meer speciaal bier gedronken werd. Lekker met de blote voeten in het gras was de perfecte start van het feest en absoluut de beste receptie die ik nooit heb willen hebben.

Volgende week lees je welke tips ik voor je heb om je eigen ongedwongen receptie te organiseren.

Alle foto’s door Jamy Vodegel.

2017-TOSCA-ANNE-152 2017-TOSCA-ANNE-151 2017-TOSCA-ANNE-162