Zo nodig je mensen uit voor je bruiloft

Locatie geregeld, dagplanning gemaakt, ceremoniemeester aangewezen, gastenlijst compleet? Super! Nu moeten alleen al je genodigden nog even weten waar en wanneer ze op moeten komen draven. Nee, feest mogen komen vieren!

Om het voor iedereen een beetje duidelijk te maken zijn er een aantal vaste aanknopingspunten in dit uitnodigingsproces. Ik ga ze met je doornemen zodat je zeker weet dat je alleen leuke oom Hendrik uitnodigt en niet zijn zeurende nieuwe vrouw die alleen maar over haar reuma gerelateerde klachten kan praten.

Stap 1: Save The Date
Deze verstuur je wanneer je wilt, maar het liefst zo snel mogelijk na het prikken van de trouwdatum! Eigenlijk is dit vooral een ding in Amerika, maar de laatste jaren ook gebruikelijk bij ons. Omdat het handig is, omdat je niet wil dat je gasten per ongeluk en masse op vakantie/teamuitje/festivalweekend gaan in het weekend dat jij je bruiloft hebt gepland.

Het idee is heel simpel: je wilt mensen laten weten welke datum ze vrij moeten houden voor je, dus je stuurt ze alvast een berichtje. Hierop zet je dus alleen maar wanneer je gaat trouwen. Weet je al met wie je gaat trouwen? Mooi, dat mag er al wel op 😉 Net als de trouwlocatie, maar die hoeft nog niet.

Je kunt dit natuurlijk op een mooie kaart laten drukken en versturen, maar het mag ook digitaal. Scheelt flink in de kosten! Als je wil, kan je er een e-mail of een WhatsApp-berichtje van maken. Niet zo dandy, wel handig. Zo hebben wij het gedaan.

Stap 2: De officiële uitnodiging
De uitnodiging verstuur je officieel 6 tot 8 weken voor de bruiloft, ik vind dat heel laat. Zeker als je ook internationale gasten hebt of mensen die binnen Nederland ver moeten reizen. Heb je de uitnodiging af, stuur hem dan gewoon op. Ook al is het een half jaar van tevoren. Dan kunnen mensen gaan plannen.

Officieel bestaat de uitnodiging uit twee delen: de uitnodiging en een begeleidende brief met alle extra info. Op de uitnodiging zet je de meest belangrijke informatie:

• Jouw naam en de naam van je aanstaande
• De volledige datum van de bruiloft (Vergeet het jaartal niet)
• De locatie met adresgegevens waar je gast aan moet treden
• De activiteit waar je de gast voor uitnodigt (ceremonie, feest, receptie hele dag, etc)
• Hoelaat deze activiteit begint, en hoe lang hij duurt
• En voor welke datum je gast(en) moet laten weten dat hij/zij komt
• De kadotip van het bruidspaar (Wil je geld? Zet er een envelopje op de uitnodiging, voor digitaal geld je rekeningnummer)

Begeleidende brief met overige praktische informatie:

• Routebeschrijving naar de locatie (voor opa die al half blind is, geen navigatie heeft, maar vreemd genoeg nog wel zelfstandig auto mag rijden)
• parkeermogelijkheden en ov-tips
• Naam en contactgegevens van de ceremoniemeester
• Of er en hoe er stukjes gedaan mogen worden en hoe die aangemeld dienen te worden
• Als er nog een uitgebreid gezamenlijk kado wordt gemaakt is dit ook de plek om dit te melden door de ceremoniemeester
• Een eventuele dresscode kan je hier ook aangeven.

Alle info die je in een begeleidende brief zet, kan je ook op een website met RSVP-optie zetten. Dan moet alleen de geheime communicatie over een creatief kado wel ergens anders gebeuren.

Uitnodigingsbrief vs website
Wat is het voordeel van een site boven een brief? Bij een site sla je een aantal vliegen in 1 klap: je het RSVP traject digitaal regelen, je maakt direct een mailinglijst aan door alle e-mailadressen te vragen en je kan eindeloos veel informatie kwijt op de site. Dat scheelt heel veel gedoe met printen/drukken en versturen. En bijna iedereen leeft digitaal tegenwoordig dus een mailtje met een link naar je trouwsite raken ze minder snel kwijt dan een brief. Als je helemaal los wil gaan, kan je ook een Facebookgroep aanmaken voor de bruiloft om daar de laatste updates te delen.

Stap 3: De adressering
Veel mensen flikkeren de enveloppe weg en bewaren de kaart. Dat is onhandig want op de enveloppe staat een stukje essentiële informatie: de genodigden. Iedereen die op de enveloppe staat is uitgenodigd, de rest niet.
Wil je dus wel oom Hendrik, maar niet zo’n nieuwe nare vrouw. Dan zet je dus alleen ook Hendrik op de enveloppe. Klaar.
Wil je uit een gezin alleen de ouders en niet de kids uitnodigen? Zet dan alleen de namen van de ouders op de enveloppe. Het hele gezin nodig je uit door alle namen op de enveloppe te zetten. Familie De Vries wordt ook geaccepteerd.

En de plus 1’tjes dan?
Supersimpel: de uitnodiging wordt geadresseerd aan Naam + Gast. En dat is handig voor mensen die geen vaste partner hebben, maar wel een gast mee mogen nemen. Zoals de spits uit je voetbalteam om het half jaar een ander vriendinnetje heeft bijvoorbeeld. Let wel: diegene mag dus meenemen wie hij/zij wil. Heb je sterke voorkeuren voor wie wel/niet mogen komen, overleg dit dan even. Mag best, jouw feest.

Wil je het anders doen dan dit? Doe het vooral zoals het voor jou/jullie goed voelt.
Vaak wordt er op de uitnodiging al een kadotip gegeven in plaats van in het begeleidend schrijven (het bekende envelopje). En ik kan je aanraden om veel digitaal te doen ipv af te drukken. Een kaart drukken + verzenden kost al snel 5 euro. Wil je onze Save The Date zien? Dat kan! Hij staat gewoon online.